Asisten manajer adalah seseorang yang direkrut melalui lowongan kerja perusahaan, tugas utamanya membantu manager di suatu perusahaan.
Kebanyakan asisten manajer merupakan seorang wanita yang berkarier untuk meniti karier masa depannya.
Sebagai asisten manajer di perusahaan, tugasnya tidak boleh main-main. Semua harus direncanakan dan dijadwalkan dengan baik.
Perekrutan seorang asisten manajer dipertimbangkan dengan kriteria tertentu. Seperti Pintar, Berkomunikasi baik, Cantik, Ramah, Cekatan, berpenampilan baik dan lulusan S1 Manajemen dan bisnis.
Selama bekerja menjadi asisten manajer, anda mempunyai beban kerja yang harus dipertanggungjawabkan dan dikerjakan untuk hasil yang memuaskan. Intinya semua harus serba perfect.
Sebagai asisten manager pemula yang baru mulai terjun di profesi ini, mungkin kebingungan tentang apa yang harus anda kerjakan.
Asisten saya hadir untuk memberikan wawasan tentang deskripsi tugas seorang asisten manajer dari yang biasa di lakukan hingga tugas yang masuk ke ranah personal.
10 Jobdesk Asisten Manager di Perusahaan
1. Membantu menjadwalkan dan mengingatkan kegiatan yang harus dilakukan manajer
Bagi manajer, pengelolaan waktu merupakan bagian penting untuk mengoptimalkan bisnis. Waktu harus dimanfaatkan sebaik mungkin untuk kepentingan perusahaan.
Selama menjadi asisten manajer, anda bisa mengelola agenda kegiatan manajer sehari penuh yaitu dengan cara mengatur aktivitas yang harus dilakukan manajer seperti pagi rapat dan siang ada agenda keluar kantor.
Hal ini mempermudah pengelolaan kegiatan manajer, saat ada seseorang yang mengingatkan aktivitas dirinya selama bekerja sebagai manajer.
2. Asisten manager tugasnya mirip personal assistant bagi manajer
Tugas Asisten manajer mempunyai kemiripan dengan daftar tugas personal assistant, sebagai asisten manajer berarti sama dengan memiliki asisten pribadi.
Kemiripan terletak pada cara pengelolaan kegiatan dan penggunaan waktu untuk kepentingan bisnis.
Seorang Asisten manajer bisa masuk ke kehidupan sehari-hari seorang manajer dan membantu melakukan hal - hal yang sebenarnya aneh untuk dikerjakan.
Di kantor, asisten manajer biasa mengatur dan menjadwalkan pertemuan dengan manajer, karena aktivitas manajer memiliki jadwal yang sangat sibuk dan tidak ingin diganggu.
Karena hal ini mengharuskan staff atau tamu yang ingin bertemu manajer harus mengatur waktu terlebih dahulu.
3. Membantu menyelesaikan tugas dokumen untuk laporan harian dan bulanan
Di kantor, manajer dan asisten manajer terdapat tugas terkait dokumen penting yang harus dibuat. Seperti surat pengumuman bagi karyawan.
Tugas dokumen lain yang harus dikerjakan ini terkait tugas administrasi seorang manajer.
Asisten manajer selama bekerja harus mengikuti perintah manajer, terutama saat hendak mau membantu seperti memasukkan data dan mengetikan dokumen.
Terdapat laporan harian dan bulanan yang harus dilaporkan oleh manajer kepada pimpinan diatasnya seperti owner.
Asisten manajer harus dapat bekerja bersama menyelesaikan laporan tersebut dengan cepat agar dapat mengerjakan tugas administrasi lainnya yang juga harus diselesaikan.
4. Menjadi Seorang Pembicara handal dalam presentasi dan Rapat Penting
Saat presentasi dan rapat penting, asisten manajer harus menemani manajer saat hendak presentasi di depan staff terkait.
Asisten manajer bisa saja ditunjuk untuk menjadi presenter atas presentasi strategi bisnis yang sudah dibuat.
Karena hal ini asisten manajer harus mempunyai jiwa kepemimpinan dan komunikasi yang baik agar cakap dalam mempresentasikan suatu laporan strategi bisnis.
5. Menemani manajer saat sedang ada agenda ke luar kantor
Kegiatan manajer tidak hanya berdiam diri kantor, ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan di luar kantor.
Asisten manajer dapat menemani manajer, selama ada kegiatan yang mengharuskan dirinya hadir menemani manajer. Seperti ada pertemuan dengan mitra yang penting di cafe atau di restoran.
6. Membawakan dokumen dan mengelola dokumen-dokumen penting manajer
Saat akan ada rapat penting, asisten manajer harus membawakan laptop dan beberapa dokumen penting milik manajer.
Dokumen tersebut harus dibawa kemanapun manajer pergi. Agar manajer dapat terbantu dengan hadirnya asisten manajer disampingnya.
7. Membantu mencapai Target Perusahaan
Di perusahaan, ada Terget yang direncanakan untuk dicapai, selama manajer dan asisten manajer bekerja.
Asisten manajer dapat menggunakan strategi pengembangan sendiri agar dapat mewujudkan tercapainya target perusahaan.
Usaha yang dilakukan seperti usaha keras dan dedikasi meluangkan waktu serta pikiran terhadap sistem operasional perusahaan.
8. Mengelola struktur Jabatan dan Profesi di Perusahaan
Dibawah manajer terdapat penanggung jawab pada divisi tertentu. Terdapat struktur organisasi di setiap perusahaan.
Utama struktur organisasi membantu perusahaan dalam mengatur dan mengelola staf dan anggaran yang harus diberikan kepada setiap devisi untuk kegiatan operasional perusahaan.
Asisten manajer berhak membantu mengawasi dan mengelola struktur sistem operasional perusahaan dengan melakukan perombakan dengan izin manajer.
9. Menyelesaikan masalah Karyawan dan Staff
Di PT, ada berbagai macam jenis permasalahan yang harus dipecahkan oleh asisten manajer. Masalah terkait karyawan yang harus diperhatikan menjadi bagian dari tanggungjawab asisten manajer.
Penanganan masalah karyawan seperti keputusan PHK, komplain gaji kurang, tempat kerja kurang baik dan karyawan yang ingin mengundurkan diri harus bisa disikapi oleh manajer dengan memberikan perintah langsung.
10. Membantu interview Staf dan Karyawan baru
Perekrutan karyawan dan staff baru harus melalui proses rekrutmen yang benar. Hal yang tidak boleh dilewatkan saat merekrut karyawan adalah proses interview. Proses interview sangat penting diberbagai jenis lowongan pekerjaan.
Sebagai asisten manajer dapat membantu menginterview calon staff dan karyawan yang hendak masuk dan menduduki kursi penting diperusahaan.
6 Skill Potensial Asisten manajer Profesional
1. Komunikasi yang baik
Asisten manajer harus bisa berkomunikasi secara baik dan ramah kepada manajer. Asisten manajer bertanggung jawab atas agenda kegiatan manajer.
Karena menjadi seseorang yang mengatur agenda, maka harus mempunyai kemampuan memberikan pesan yang ramah dan sopan.
2. Menguasai software dan ilmu komputer
Soft skill dibutuhkan oleh asisten manajer untuk menggunakan berbagai teknologi dan software untuk keperluan bisnis.
Setidaknya asisten manajer mempunyai kemampuan mengoperasikan laptop dan cepat dalam menggunakan software bisnis tertentu seperti Microsoft office dan Excel.
3. Menguasai Ilmu manajemen Bisnis
Dalam menjalankan operasional perusahaan, setidaknya setiap staff dan asisten manajer mempunyai wawasan dan pengalaman pendidikan dalam ilmu strategi manajemen untuk menunjang operasional bisnis perusahaan.
Pendidikan seperti jurusan manajemen dan bisnis dibutuhkan oleh banyak perusahaan besar. Perekrutan karyawan juga banyak yang mengharuskan seorang karyawan harus mempunyai lulusan di jurusan manajemen dan bisnis.
4. Mempunyai kemampuan kepemimpinan
Pengalaman kepemimpinan sangat dibutuhkan oleh asisten manajer, asisten manajer setidaknya pernah mengikuti organisasi di kampusnya sebagai bekal mengemban tugas sebagai asisten manajer.
Kepemimpinan nanti berguna saat manajer sedang ada kegiatan penting di luar kota yang mengharuskan asisten manajer memimpin perusahaan untuk mewakili menggantikan posisi sebagai manajer.
5. Disiplin dan Pintar Menganalisa
Asisten manajer harus mempunyai disiplin yang totalitas disetiap menjalankan pekerjaan. Meliputi hal kecil saja seperti datang tepat waktu dan ada disaat dibutuhkan.
Selain disiplin, seseorang asisten manajer harus pintar dalam membaca analisa Bagan pada dokumen dan mampu memberikan kesimpulan dari membaca perkembangan progres produksi perusahaan.
6. Kemampuan memecahkan permasalahan
Disetiap pekerjaan asisten manajer akan dihadapkan dengan rintangan masalah yang mengganggu jalannya tugas. Asisten manajer harus mempunyai kemampuan problem solving untuk dapat keluar dari masalah dan cepat dalam mengantisipasi masalah baru yang muncul.
