Asisten virtual adalah profesi seseorang yang hadir bekerja secara daring (online) untuk melayani permintaan dan keluhan dari penggunanya.
Asisten virtual digaji untuk bekerja melayani pengguna untuk melakukan pelayanan. Seperti menghibur pengguna dan menyelesaikan tugas yang diminta dan dikirimkan oleh pengguna.
Secara beban kerja, tugas Asisten virtual sangat mirip dengan costumer service, kesamaan ini karena cara untuk berkomunikasi antara asisten dan pengguna menggunakan media sosial.
Contoh media sosial yang digunakan untuk menghubungkan pengguna dengan asisten virtualnya adalah WhatsApp dan Zoom meeting.
Saat berinteraksi dengan pengguna, asisten virtual harus mengetahui cara berkomunikasi yang baik, nada bicara dan keramahan sangat penting selama berhubungan secara daring.
Selama jam operasional kerja, asisten virtual harus selalu sedia dan siap membalas pesan dengan respon yang cepat agar pengguna mendapatkan pengalaman terbaik.
Jangan sampai pengguna marah karena pelayanan yang diberikan saat tidak sesuai dengan harapan dan gaji yang diberikan.
Asisten virtual bisa saja diberikan beban tugas yang merepotkan dan membutuhkan keterampilan penggunaan software.
Berdasarkan pengalaman, asisten virtual bisa saja merasakan perasaan yang menguras emosi dan geram dengan permintaan dan pengguna yang tidak puas dengan layanan.
Jobdesk seorang asisten virtual tersebut akan disampaikan dengan poin 10 tugas berikut.
10 Jobdesk seorang Asisten Virtual Profesional
1. Melayani pengguna perpesanan dan panggilan telepon dengan ramah
Saat awal melakukan panggilan telepon, pengguna menggunakan basa basi awal untuk memberikan tugas kepada asisten, selama berinteraksi asisten harus dapat menggunakan bahasa indonesia yang baik.
Tipsnya gunakan awal pertemuan yang menyambut pengguna dengan respon yang senang.
Selain telepon, pengguna bisa menggunakan perpesanan untuk memberikan tugas kepada asisten virtual, biasanya pengguna akan langsung ke poin tugas.
Sebaiknya berikan balasan yang dapat menyanggupi tugas tersebut dan katakan tidak mampu untuk tugas yang dibatasi oleh sistem operasional dan membutuhkan keterampilan software yang tidak dikuasai.
Kasus paling banyak dijumpai, Pengguna bisa menganggap asisten virtual sebagai teman dekat, sehingga pengguna ingin berbagi cerita dan perasaan kepada asisten virtual dengan harapan memperoleh hiburan dan nasihat penyelesaian masalah.
2. Memasukkan data ke dokumen dan mengolah data
Sebagai asisten virtual untuk seorang pengguna, bisa saja mendapatkan tugas untuk memasukkan data keformat dokumen lain seperti docx, csv dan ppt.
Selain mengentry data, biasanya ditugaskan juga untuk mengolah data. Pengolahan data paling banyak digunakan adalah Microsoft Excel dan Google Spreadsheet.
Dengan begitu, Asisten virtual harus mempunyai skill untuk mengolah data dengan rumus dan menguasai formula yang ada di Microsoft Excel.
3. Mengelola Agenda dan Aktivitas Pengguna
Sebagai asisten virtual, anda dapat menjumpai tugas untuk mengelola agenda kegiatan pengguna. Seperti mengingatkan untuk ke kantor pada jam sekian dan ada agenda penting pada hari ini.
Agenda kegiatan penting dikirimkan oleh pengguna kepada asisten virtual, pada Minggu tertentu sebelum hari jadi.
4. Mendesain Gambar dan Mengelola akun Sosial Media
Beberapa asisten virtual ditugasi untuk mendesain gambar untuk dibagikan di sosial media pengguna.
Pengguna dari kelas bisnis menggunakan asisten virtual untuk mengelola akun bisnis di sosial media.
Contohnya seperti mendesain gambar dan mengunggahnya di sosial media. Asisten virtual bisa menggunakan aplikasi desain dengan template keren menggunakan Canva.
5. Mencarikan informasi dan mengkonfirmasi berita tertentu
Informasi dibutuhkan oleh pengguna, termasuk informasi penting terkait bisnis.
Perusahaan mempunyai rumor berita yang membuat pengguna merasa ingin mengetahui kebenaran tersebut dan bertanya kepada asisten virtual tentang berita tersebut.
Asisten virtual harus mempunyai informasi dan wawasan yang cukup. Bisa juga menggunakan referensi berita dari artikel - artikel terkait dengan bisnis dan berita yang sama.
6. Memberikan pelayanan pembelian produk digital
Perusahaan mempunyai bisnis yang ingin merambahkan layanan dengan hadirnya layanan pembelian produk digital melalui live chat.
Layanan asisten virtual sangat berguna untuk membantu pengguna melakukan transaksi pembelian produk digital seperti Kouta internet, pulsa dan topup.
7. Mengedit dan Mendesain konten Video sosial media
Asisten virtual melayani permintaan pengguna untuk mendesain konten video dan konten Instagram.
Konten yang dibuat harus kreatif dan memberikan informasi yang bermanfaat bagi pengguna, terutama untuk promo dan pengenalan produk baru.
Video yang dibuat harus diringkas semenarik mungkin untuk mempermudah pembaca memahami isi konten yang di sampaikan.
8. Menjadi Host live Akun Sosial Media Perusahaan
Perusahaan besar menggunakan sarana pemasaran digital untuk memasarkan produk.
Cara ini terbukti efektif meningkatkan penjualan dan pengenalan produk kepada pemirsa yang menonton video live asisten virtual.
Asisten virtual bisa membagikan informasi yang berguna untuk mendapatkan pengikut dan meningkatkan waktu menonton pemirsa.
9. Membantu menerjemahkan bahasa dan dokumen
Pengguna mungkin tidak mengetahui informasi yang beredar dan menggunakan asisten virtual untuk mendapatkan wawasan hasil dari kesimpulan si asisten.
Tugas administrasi seperti menerjemahkan dibutuhkan oleh banyak pengguna terutama untuk asisten virtual freelance.
Lowongan asisten virtual freelance penerjemah sangat sedikit kriteria yang sesuai, ini dapat menjadi peluang untuk mahasiswa jurusan bahasa Inggris untuk mulai berprestasi di layanan freelance.
10. Menjadi Moderator dan Pencatatan Poin - Poin penting
Asisten virtual dapat bergabung diacara webinar untuk mendapatkan poin-poin penting apa yang disampaikan oleh host.
Utamanya asisten virtual bisa menjadi moderator untuk mengelola pemirsa yang berkomentar dengan pesan yang tidak pantas.
